En toda negociación se pueden
distinguir tres fases diferenciadas, todas ellas igualmente
importantes.
1.- Preparación
2.- Desarrollo
3.- Cierre
La preparación es el periodo previo a
la negociación propiamente dicha y es un tiempo que hay que emplear
en buscar información y en definir nuestra posición:
Recopilar toda la información
pertinente sobre nuestra oferta, sobre nuestros competidores y sobre
la empresa con la que vamos a negociar.
Definir con precisión nuestros
objetivos, la estrategia que vamos a utilizar y las tácticas que
vamos a emplear.
También hay que contactar con aquellos
departamentos de la empresa a los que les pueda concernir esta
negociación con objeto de informarles y unificar criterios.
Hay que conocer con exactitud nuestro
margen de maniobra: hasta dónde podemos ceder, qué tipo de acuerdos
podemos firmar y qué otros requerirán autorización de los órganos
superiores.
El desarrollo de la negociación abarca
desde que nos sentamos a la mesa de negociación hasta que finalizan
las deliberaciones, ya sea con o sin acuerdo.
Es la fase en la que ambas partes
intercambian información (definen sus posiciones), detectan las
discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.
Su duración es indeterminada,
requiriendo frecuentemente altas dosis de paciencia. Por lo general
no es conveniente precipitar acontecimientos, siendo preferible
esperar a que las ideas vayan madurando.
El cierre de la negociación puede ser
con acuerdo o sin él.
Antes de dar por alcanzado un acuerdo
hay que cerciorarse de que no queda ningún cabo suelto y de que
ambas partes interpretan de igual manera los puntos tratados.
Una vez cerrado hay que recoger por
escrito todos los aspectos del mismo. Es frecuente que en este
momento las partes se relajen cuando, justo al contrario, conviene
estar muy atentos ya que en el documento se tienen que precisar
muchos detalles que hasta ese momento probablemente apenas se hayan
tratado.
Por ejemplo, cláusulas de
incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas tácitas o expresas,
jurisdicción pertinente, etc.
Un malentendido que no se detecte a
tiempo o una cláusula del contrato que quede ambigua puede dar lugar
el día de mañana a una disputa legal.
La negociación también puede
finalizar con ruptura y aunque no conviene precipitarse a la hora de
tomar esta decisión, es una posibilidad que conviene contemplar
cuando se negocia.
Más vale no firmar un acuerdo que
firmar un mal acuerdo.
Por último, señalar que una vez que
finaliza la negociación conviene analizar con sentido crítico cómo
se ha desarrollado, detectando aquellos aspectos que conviene
mejorar.
La negociación es un arte que exige un
aprendizaje permanente.
Cada negociación es un ensayo general
de la siguiente.
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